Rechtskonforme E-Mail Archivierung nach GoBD

E-Mail Archivierung für Unternehmen

Rechtskonforme, vollautomatische und revisionssichere E-Mail-Archivierung aus Deutschland. Für eine langfristige, unveränderliche sowie sichere Aufbewahrung von wichtigen Unternehmensinformationen, Daten und Dateien.

Die E-Mail gilt als meistgenutztes und relevantestes Kommunikationstool des Internets. Vor allem für Unternehmen ist der elektronische Austausch von sensiblen Daten und Dateien ein Weg effizient und schnell zu kommunizieren. Laut der GoBD müssen geschäftliche E-Mails über eine bestimmte Aufbewahrungsfrist archiviert werden und für zuständige Behörden einsehbar sein. Auch um später noch einmal auf wichtige Informationen zurückzugreifen, ist die sichere und zuverlässige Speicherung unerlässlich. Eine vollautomatische und gesicherte Archivierung kann hierfür eine enorme Entlastung des produktiven Unternehmensalltags sein.

Warum benötigt ein Unternehmen eine cloudbasierte E-Mail-Archivierung?

Abruf und Wiederherstellung archivierter E-Mails
Werden E-Mails eines Benutzers versehentlich auf dem Mailserver gelöscht, lassen sie sich aus dem Archiv heraus wiederherstellen – jederzeit und einfach per Knopfdruck.

Voll automatisiert und 100% sicher in der Cloud archiviert
Durch die automatische Archivierung aller ein- sowie ausgehenden E-Mail Nachrichten, entsteht kein verwaltungstechnischer Aufwand für Administratoren. In der Cloud werden alle Daten sicher, unveränderbar sowie vollständig aufbewahrt.

Automatische Archivierung: Unverändert und unveränderbar

Gemäß der revisionssicheren Archivierung werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und in ihrer originalen Form direkt beim Eintreffen und Versand in den Rechenzentren von Hornetsecurity gespeichert. Dadurch wird gewährleistet, dass kein wichtiges Dokument verloren geht und die Archivierung vollständig erfolgt. Vor Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist lassen sich sie weder bearbeiten noch löschen. Alle archivierten E-Mails werden in verschlüsselten Datenbanken in zertifizierten und gesicherten Rechenzentren sicher abgelegt.

Ausschluss einzelner Nutzer von der Archivierung

Zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wird beispielsweise der Betriebsrat von der automatischen E-Mail-Archivierung ausgeschlossen.

Markierung von privaten Mails durch Benutzer

Schutz von persönlichen E-Mails vor Zugriff durch den Revisor; lediglich der Betreff ist zu sehen. Somit ist die Privatsphäre des Benutzers bei privaten E-Mails gewährleistet, ohne die Integrität des Archivs zu gefährden.

Archivierung interner E-Mails (optional)

Zusätzlich zu den aus- und eingehenden E-Mails lassen sich auch intern versendete und empfangene E-Mails archivieren. Diese werden über die Journaling-Funktion des Mailservers bereitgestellt und ebenfalls im Original unveränderbar gespeichert.

25 GB Speicherplatz je Benutzer inklusive

Jedem Benutzer steht eine Archivgröße von 25 GB zur Verfügung, die für den gesamten Archivierungszeitraum gültig ist. Tatsächlich genutztes Archivvolumen wird über alle Nutzer eines Kunden gemittelt.

Verschlüsselung des Übertragungswegs zwischen Archiv und Mailserver per TLS

Shopware Zertifikationen, welche die almCode hat

Soweit vom Mailserver unterstützt, erfolgt die Verschlüsselung der Daten über TLS während des Transportweges, um vor Veränderungen der Inhalte und angehängten Dateien zu schützen.

Aufbewahrungsfristen regulieren

Für geschäftliche E-Mails gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Gängige Geschäfts-E-Mails sind sechs Jahre aufzubewahren, bei Buchungsbelegen oder Rechnungen ist eine Zehn-Jahres-Frist vorgegeben. Per E-Mail zugegangene Bewerberdaten hingegen sind nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen. Konfigurieren Sie die Archivierungsdauer zwischen 6 Monaten bis zu 30 Jahre.

Warum ist ein cloudbasierter Spamfilter für Unternehmen so wichtig?

Wirksamster Schutz vor Spam und Schadmails

Spam and Malware Protection bietet mit einer garantierten Spamerkennung von 99,9% und einer Virenerkennung von 99,99% die höchsten Erkennungsraten am Markt. Er schützt die Mailserver effektiv vor DDoS-Angriffen und Phishing E-Mails. Die mehrstufigen Filtersysteme von Hornetsecurity blocken den Großteil der Spam-Mails bereits beim Eintreffen ab – dadurch bleibt die Quarantäne übersichtlich und leicht zu verwalten. Mit bewährten Features und gründlichen Filtermechanismen bleibt Ihr Postfach frei von lästigen Spam-E-Mails.

50 %

des weltweiten E-Mail-Verkehrs ist Spam

13 %

der privaten deutschen Rechner sind mit Malware infiziert

Gefahr durch DDoS-Attacken - Schutz durch E-Mail Cloud Security

Die Abkürzung DDoS steht für Distributed Denial Of Service. Eine DDoS-Attacke ist ein Typ eines DoS-Angriffs, bei dem mehrere gekaperte Systeme dazu benutzt werden, ganze Systemressourcen oder Netzwerkbandbreiten zu überlasten. Damit werden Webseiten und Online-Services unerreichbar. Für Unternehmen bedeutet das oftmals hohe finanzielle Verluste, beispielsweise aufgrund von Lieferengpässen sowie große Imageschäden bei ihren Kunden.

DoS-Attacken werden von Hornetsecurity Spam and Malware Protection weit außerhalb der IT des Kunden abgefangen. Parallele Infrastruktur verteilt auf mehrere Rechenzentren und intelligente Schutzmechanismen sorgen dafür, dass erwünschter Mailverkehr auch bei massiven Spamwellen sowie bei DDoS-Angriffen weiter fließt.

Phishing-Angriffe sind weiterhin beliebt

Bei einem Phishing-Angriff handelt es sich um einen digitalen Identitätsdiebstahl. Hierbei verschicken die Hacker betrügerische E-Mails, die beispielsweise das Design bekannter Internetdienstleister, wie Amazon oder auch PayPal sowie renommierter Kreditinstitute nachahmen. Werden die abgefragten persönlichen Daten auf der Phishing-Website eingegeben, gelangen diese auf direktem Weg zu den Cyberkriminellen.

Mit Hilfe des Link-Trackings und weiterer Mechanismen schützt der Spamfilter-Service Benutzer wirksam vor Phishing-E-Mails. Dazu werden u. a. nachladbare schädliche Script-Befehle erkannt. Dies ermöglicht z. B. die Erkennung von gefährlichen Drive-By-Downloads.

Die Anforderungen an IT-Administratoren wachsen

IT-Systeme werden immer komplexer. Angriffe auf die IT-Sicherheit werden häufiger und intelligenter.

Gesetzliche und regulatorische Anforderungen steigen. Gleichzeitig ist die IT immer dichter am Geschäft des Unternehmens, begleitet und unterstützt Kernprozesse. Spam and Malware Protection ist eine voll gemanagte Lösung: Management, Betrieb und Überwachung übernimmt Hornetsecurity (Verfügbarkeit: 99,99%, Verfügbarkeitsklasse 4, vertraglich garantiert). Alle für IT-Administratoren notwendigen Informationen sind leicht zu finden und übersichtlich, Einstellungen sind mit minimalem Aufwand schnell erledigt.

Spam and Malware Protection im Überblick – Mit diesen Funktionen ist Ihr E-Mail-Verkehr geschützt!

Infomail-Filter

Nicht als Spam klassifizierte Newsletter und andere Infomails, die den Arbeitsablauf unnötig unterbrechen, werden aussortiert und zum späteren Abruf vorgehalten. Sie werden im individuellen Quarantäne-Bericht aufgelistet und lassen sich von dort bei Bedarf per Mausklick zustellen und whitelisten.

Verschlüsselung des Datenverkehrs

Verschlüsselung des Transportweges zwischen mailverarbeitenden Systemen von Hornetsecurity und des E-Mail-Systems des Kunden per TLS. Verhindert Ausspähung von E-Mail-Daten durch Dritte während der Übermittlung.

Link-Tracking

Eingehende und ausgehende E-Mails werden automatisch nach schädlichen URLs gescannt. Somit lässt sich verhindern, dass ein Benutzer auf einen Link zu einer infizierten Seite oder zum Download von Malware klickt oder versehentlich schädliche Links weiterversenden kann.

Phishing-Filter

Automatische Virus-Signatur-Aktualisierung

Die Virenfilter werden ständig aktualisiert und sind stets auf dem neuesten Stand. Eingesetzt wird unter anderem ein eigener Scanner, der auf per E-Mail verbreitete Viren spezialisiert ist.

Outbound Filtering

Auch ausgehende E-Mails werden auf Spam und Viren geprüft, um zu vermeiden, dass der Kunde ungewollt Malware und Spam-Mails verschickt.

Bounce-Management

Als Bounce-Mail werden automatisch von Mailservern erzeugte Nachrichten bezeichnet, die z. B. über die Abwesenheit von Benutzern oder Verzögerungen bei der Zustellung von E-Mails informieren. Echte Bounces sind erwünscht, das Problem sind Bounces, die einen Benutzer auf Grund gefälschter Absenderadressen erreichen. Das Hornetsecurity Bounce Management sorgt im eingehenden Mailverkehr dafür, dass nur echte Bounces den Empfänger erreichen, Bounces als Antwort auf Spam mit gefälschten Absenderadressen werden zuverlässig ausgefiltert. Zuverlässiger Schutz vor Backscatter und Bounce-Attacken.

Dynamic Virus Outbreak Detection

Neue und bisher nicht bekannte Viren werden durch das Frühwarnsystem gestoppt. Hornetsecurity analysiert dazu permanent eingehende Mails auf sogenannte Honeypot-Accounts (E-Mail-Adressen, die nur den Zweck haben Spam zu empfangen) auf ungewöhnliche Anhänge, Links, Absender oder Inhalte. Die Ableitung von Signaturen daraus erfolgt innerhalb kürzester Reaktionszeit (i.d.R. < 5 Minuten).

Mehrstufige Spamerkennung, dynamische Filterstufen

Neben dem Blocken von Spam müssen eingehende E-Mails mehrere Filterstufen durchlaufen, bevor sie entweder als korrekte E-Mail erkannt und an den Mailserver des Kunden zugestellt werden oder in der Quarantäne landen, die der Benutzer per Quarantäne-Bericht oder im Control Panel einsehen kann. Garantierte 99,9 % Spamerkennung, weniger als 0,00015 Falsch-Positive pro Clean-Mail sowie 99,99 % garantierte Virenerkennung durch 18 unabhängige Viren- und Phishingfilter.

Integration von Spam and Malware Protection im E-Mail Management System

Eingehende E-Mails durchlaufen zwei Stufen.

Im Blocking-Stadium wird der Großteil der Spamnachrichten zurückgewiesen, die übrigen E-Mails erreichen die aktive Analyse, wo der E-Mail-Strom durch eine Vielzahl von Filterregeln gereinigt wird.

Über die Quarantäne kann der Nutzer vereinzelte uneindeutig eingestufte E-Mails überprüfen.

Wie können wir Dir weiterhelfen?

Bei alpenHosting bekommst du nicht nur sichere Cloud Services - Made in Germany, sondern auch erstklassige Unterstützung.

Hornet Security

Erfahre mehr über unsere Zusammenarbeit und Hornet Security als Partner der almCode | Security.Zur Hornetsecurity Infoseite

Premium Spam- und Virenschutz mit E-Mail Archivierung nach GoBD

Nutze unsere Expertise und verknüpfe noch heute den Hornetsecurity Spam und Virenschutz mit der rechtskonformen E-Mail Archivierung mit deinem E-Mail Postfach.

17,90 € pro LizenzpostfachJetzt den Spam und Virenschutz mit Archivierung buchen!